O excesso de reuniões é um dos fatores que mais atrapalham a produtividade no ambiente de trabalho. Afinal, essas pausas interrompem a execução de tarefas e nem sempre os encontros são necessários. Então, veja como melhorar essa situação.
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Excesso de reuniões é reflexo da pandemia?
Com a pandemia o home office começou a ser adotado por muitas empresas. Assim, o número de reuniões, em geral online, aumentaram. Aliás, segundo pesquisa da CNN, uma plataforma de videoconferência teve 500% de novos usuários.
Pela falta da presença física, as reuniões começaram a substituir as conversas rápidas. Mas, esse aumento trouxe reflexos negativos para grande parte das empresas no país. Inclusive, até um novo problema de saúde mental surgiu, a fadiga de Zoom.
Fadiga de Zoom
A Associação Brasileira de Psiquiatria, a ABP, apresentou uma pesquisa que trazia a fadiga de Zoom como uma das principais reclamações dos funcionários. Assim, 54,8% dos psiquiatras relataram queixas dos pacientes nos últimos 5 meses.
O Zoom é uma plataforma usada para esses encontros onlines e a fadiga é o reflexo do excesso de reuniões. Aliás, pessoas de todos os setores e áreas estão enfrentando problemas por conta dessa nova rotina.
Como saber se minha empresa tem excesso de reuniões?
Para evitar os problemas que o excesso causa, o primeiro passo é analisar o dia a dia de sua empresa. Ou seja, verificar se isso ocorre também com seu time. Então, algumas opções são:
- Ter um calendário com todas as reuniões;
- Receber avisos no seu e-mail sempre que uma reunião for marcada;
- Ter uma conta da empresa em uma plataforma de reuniões;
- Colher feedbacks dos membros de sua equipe.
Com essas dicas é possível entender o fluxo de reuniões que acontecem. Bem como, saber como o time está se sentindo e se elas estão sendo ou não produtivas para o negócio.
Veja o calendário de reuniões
Ter um calendário é a melhor forma de verificar se há excesso de reuniões. Afinal, você tem controle de todos os encontros que acontecem. Assim, pode ver os setores e áreas que precisam otimizar os processos.
Quais os prejuízos do excesso de reuniões?
O excesso nunca é algo positivo, ainda mais quando o assunto é reunião. Então, as empresas que pecam nesse ponto têm alguns prejuízos. Entre eles, destacam-se:
- Improdutividade;
- Estresse e ansiedade;
- Insatisfação;
- Falta de foco.
Esses prejuízos afetam o dia a dia do seu time. Portanto, é comum notar atraso nas tarefas e insatisfação de participar desses momentos. Além disso, os profissionais deixam de ser ativos nas conversas e evitam dar suas opiniões.
Improdutividade é o ponto de atenção
O principal sinal de alerta do excesso de reuniões é a improdutividade. Afinal, muitos encontros fazem com que o profissional sempre tenha que parar suas demandas para participar das conversas e perde o foco.
É notável que quando essas reuniões acontecem sem necessidade a suas equipes perde o interesse. Assim, o resultado é contrário ao esperado, ao invés das demandas serem otimizadas elas se prolongam.
Foto: O excesso de reuniões gera improdutividade no ambiente de trabalho
Como reduzir o número de reuniões?
Para evitar a improdutividade e os demais males causados pelo excesso das reuniões há algumas ações que podem ser feitas. Assim, veja em seguida uma lista com dicas que melhoram o clima da empresa:
- Tenha reuniões fixas e com data marcada;
- Sempre peça uma pauta dos encontros;
- Faça um manual de boas práticas para reuniões;
- Tenha um controle com todas as datas agendadas;
- Oriente os líderes sobre a convocação desses momentos.
É essencial que toda a liderança esteja alinhada em relação às reuniões. Com isso, é mais fácil controlar os eventos e fazer com que só aconteçam os encontros que realmente precisam ser feitos.
Manual de boas práticas
Uma maneira muito eficaz de evitar o excesso de reuniões é definir as prioridades. Ou seja, faça um manual que demonstre qual o momento ideal de realizar os encontros e como conduzi-los. Assim, as atividades aumentam a produtividade.
Opções para acabar com o excesso de reuniões
Para evitar as reuniões há outros meios que podem ser usados para melhorar a comunicação de um time. Com isso, o diálogo acontece com mais frequência e de uma forma leve. Por exemplo:
- Ligue para conversar algo que precisa ser rápido;
- Tenha um grupo ou envie mensagens para sua equipe;
- Estipule encontros fixos;
- Utilize o e-mail.
Apesar de óbvias, essas opções são essenciais para reduzir o número de reuniões, mas mantendo a interação. Dessa forma, a equipe consegue desenvolver o trabalho com menos interrupções.
Ligue ou envie mensagens
Enviar mensagens ou ligar é uma das maneiras mais eficazes de acabar com o excesso de reuniões. Afinal, de forma rápida você consegue conversar sobre um assunto e tomar decisões sem precisar de algo muito cansativo.
Tenha encontros fixos
Outra boa forma é ter encontros fixos com sua equipe. Assim, ao invés de várias reuniões vocês já terão um momento marcado e todos os assuntos devem ser tratados nele. Com isso, a equipe se programa e evita o desconforto.
Não deixe que o excesso de reuniões desanime seu time
Agora que conhece os males que o excesso das reuniões causa em seu time é importante mudar o dia a dia da empresa. Então, proponha novas dinâmicas para manter a produtividade e o ânimo de todos.
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